Introduksjon

Tilbudsbyggeren (PCE) er en tilleggsmodul som forenkler opprettelse og håndtering av kundetilbud, tilbud og anbud. Modulen integreres sømløst med CRM- eller Prosjekt-modulen, slik at du effektivt kan håndtere produkter, priser og kundevendte dokumenter på ett sentralt sted.

PCE er ditt sentrale knutepunkt for å håndtere hele tilbudsprosessen. Den lar deg lagre og håndtere komplette produktkataloger med detaljert informasjon, inkludert kostnader, innhold og salgspriser. Utover enkel produkthåndtering lar systemet deg lage profesjonelle kundetilbud, følge alle tilbud fra opprettelse til godkjenning, og integrere sømløst med regnskapssystemet ditt for smidige arbeidsflyter fra tilbud til faktura.

Konfigurasjon av Product Cost Estimator

Før et tilbud kan opprettes, må du lage produktene dine, definere betingelser og valuta. Alt dette gjøres under prosjekt-hubben/modulen.

Innstillinger

I innstillingsseksjonen må du definere Leveringsbetingelser, Betalingsbetingelser, Valuta og Gyldighet. Listene her er standard SharePoint-lister for enkelt å legge til informasjon som trengs for de ulike tilbudsbetingelsene. For å oppdatere klikker du på en av betingelsene.

Klikk "+ Legg til nytt element" øverst til venstre. Følgende felter er da nødvendige å fylle inn. Gjenta det samme for de andre tilbudsbetingelsene i innstillingslistene.

Lister for produkt, sammenstilling og mal

I listeseksjonen får du tilgang til tre ulike lister for å opprette Produkter, Sammenstillinger og Maler. Listene her er tilpasset med logikk i de ulike kolonnene. For å oppdatere klikker du på en av listene. Klikk "+ Legg til nytt element" øverst til venstre for hver liste.

Produktliste

Produktlisten er der alle produktene er listet opp med relevant informasjon. Her kan du få en oversikt over alle produkter, produkttyper, lagerbeholdning og annen relevant informasjon. Når produkter opprettes her, kan de legges til i et tilbud i Lead- eller Prosjekt-arbeidsområdet.

Følgende felter er nødvendige å fylle inn.

Sammenstillingsliste

Sammenstillingslisten er der du kan opprette sammenstillinger/pakker med produktene dine. Sammenstillingslisten gir deg mulighet til å opprette standardiserte pakker som ofte brukes. Når en sammenstilling opprettes her, kan den legges til i et tilbud, og du slipper å legge til ett produkt om gangen.

Følgende felter er nødvendige å fylle inn.

Malliste

Mallisten er der du kan opprette spesifikke maler med produktene og/eller sammenstillingene dine. Disse malene kan brukes for standardleveranser som ofte er nødvendige. Når en mal opprettes, kan den legges til i et tilbud og endres etter behov.

Følgende felter er nødvendige å fylle inn.

Slik oppretter du et tilbud i et Lead- eller Prosjekt-arbeidsområde

Når konfigurasjonen av tilbudsbetingelser, produkter, sammenstillinger og maler er ferdig, kan du begynne å opprette tilbud. For å opprette et tilbud fra et Prosjekt- arbeidsområde klikker du på "Tilbud" i menyen til venstre. Du kommer da inn i et nytt område for å opprette et tilbud og en oversikt over eksisterende tilbud.

For å opprette et tilbud fra Lead-arbeidsområdet ruller du ned til bunnen av siden, under mappestrukturen. Her finner du en webdel for å opprette nye tilbud, og en oversikt over eksisterende tilbud. Siden et lead tilhører et firma-arbeidsområde, vil tilbudsoversikten se litt annerledes ut enn i prosjekt- arbeidsområdet.

Tilbud

Enten du er i tilbud i et prosjekt- eller lead-arbeidsområde, klikker du på "+Ny" for å opprette et nytt tilbud. Følgende felter vil da vises for utfylling.

Når detaljene i tilbudet er fylt inn og lagret, oppretter systemet tilbudet og en lenke. Når lenken vises i oversikten, kan du gå inn på den og begynne å legge til produkter i tilbudet ved å klikke på +-ikonet nederst til venstre. Når du legger til produkter, sammenstillinger eller maler, vil de vises i listen med den forhåndsdefinerte informasjonen fra listene. Du kan deretter oppdatere pris, antall, legge til rabatt og slette produktlinjer ved behov. 

Hvis du trenger å jobbe med tilbudet en annen gang, klikker du på "Lagre"- knappen for å lagre de gjeldende endringene i tilbudet.

Godkjenne tilbud

Når et tilbud er ferdig og klart til å sendes ut til mottaker, sender du tilbudet til godkjenning. Før du godkjenner tilbudet kan du velge språk for PDF-en (norsk eller engelsk) og klikke på PDF-ikonet for å se hvordan PDF- tilbudsdokumentet blir publisert. 

Hvis tilbudet egner seg som mal for andre tilbud, kan du også lagre tilbudet som en mal, og malen vil bli lastet opp i Produkt-modulens malliste.

Når tilbudet er godkjent i systemet, lastes det publiserte PDF-dokumentet automatisk opp til en ny mappe i dokumentbiblioteket.