Introduksjon
Under Personell-modulen ligger sertifiseringssenteret (PCC) hvor du får en sentral oversikt som forenkler prosessen og reduserer risikoen for å overse utløpsdatoer eller fornyelser. Denne funksjonen hjelper med å sikre at bedriften alltid er i samsvar med nødvendige krav.
Tilgang
Ansatte i Human Resource tilgangsgruppen kan legge til, endre og slette sertifikater for personell.
For sertifikat oversiktet blir det opprettet en egen tilgangsgruppe under Administrasjons modulen. Denne tilgangen heter PCC. Ansatte som legges til i denne tilgangsgrupppen har mulighet til å se alle registrerte sertifikater.
Konfigurasjon av kategori og sertifikat
For å bruke sertifikat oversikten må det først defineres de ulike kategoriene og underkategoriene din bedrift har. Dette gjøres i Globale Attributter under Admin.
Oversikt over alle sertifikater
Fra Personell siden klikker du deg inn på PCC Oversikt. Her får du opp alle ansatte i en tabell. Du har nå mulighet til å filtrere for å lettere finne det du har behov for.
Søkefunksjon
Med søkefunksjonen i de fire feltene kan du enkelt finne det du leter etter. Søk på personer, kategorier og underkategorier for å finne hvem som har hvilke kvalifikasjoner. For å kunne søke på underkategori, må hovedkategori være valgt først. Det er mulig å søke etter flere hoved- og underkategorier samtidig.
Individuell oversikt
Ved å klikke deg inn på ansatte får du en samlet oversikt over alle sertifikater og kursbevis til den valgte ansatte. Her har du også mulighet til å legge til nye sertifikater på dine ansatte.
Opprette nytt sertifikat på ansatt
På PCC oversikten søker du etter den ansatte. Klikk på detaljer helt til høyre på raden til den ansatte.
Klikk på pluss-ikonet legg til sertifikat.
Fyll inn feltene med nødvendig informasjon:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Kategori | Valg for hovedkategori for sertifikatet |
| Underkategori | Type sertifikat |
| Referansenummer | Referansenummer tilhørende sertifiseringen |
| Dato | Datoen sertifikatet ble godkjent |
| Gyldighet | Settes automatisk basert på gyldighet satt Globale Attributter |
| Kommentar | Kommentarfelt for utfyllende informasjon |
| Last opp | Mulighet for å laste opp filer. F.eks: kopi av det fysiske sertifikatbeviset |
| Vis | Hurtigvisning av opplastet fil. |
| Aksjoner/Valg | Her lagrer du sertifikatet under opprettelse ved å trykke på disk-ikonet. Etter opprettelse kan du endre ved å trykke på pen-ikonet, og slette ved å trykke på søppel-ikonet |
Når alle felter er fylt inn og eventuelle filer lastet opp, klikker du på diskett-ikonet for å lagre.
ℹ️
Scheduleren kjører kl. 04 hver natt. Det er da ansatte oppdateres i sertifikatoversikten, slik at oversikten alltid viser oppdatert informasjon.
Min side, oversikt og opprettelse av sertifikat
Ansatte kan se og administrere sine egne sertifikater direkte, uten å trenge tilgang til HR- eller PCC-gruppen.
Under fanen Sertifikater på Min side får ansatte en personlig oversikt over alle sertifikater som er registrert på dem. Herfra kan ansatte også legge til nye sertifikater selv.
Klikk + Ny øverst til høyre for å registrere et nytt sertifikat på deg selv. Fyll inn kategori, underkategori, referansenummer, gyldig til-dato og en valgfri kommentar, og last opp en kopi av sertifikatet hvis tilgjengelig.
Oversikt i arbeidsområde
Sertifikatoversikten er også tilgjengelig direkte fra en ansatts arbeidsområde, via navigasjonsmenyen. Dette gir HR og rapporterende leder en rask måte å sjekke statusen på en ansatts sertifiseringer (gyldig, utløper snart eller utløpt) uten å gå via den sentrale PCC-oversikten.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.