Ferie og fravær

Introduksjon

Ferie og fravær er en selvbetjent tilleggsmodul som lar ansatte søke om ferie, registrere fravær og registrere barn for HR-formål, alt fra Min side.

Modulen samler hele ferie- og fraværsprosessen på ett sted. Ansatte får full oversikt over sine egne ferie- og fraværssaker, og alle søknader sendes automatisk til nærmeste leder for godkjenning eller avslag.

Oppsett

For å søke om barnrelatert fravær må ansatte først registrere barnet/barna sine under Barn-seksjonen. Hvert barn må registreres med kjønn, fødselsdato, spesielle behov og status som eneforsørger (alder beregnes automatisk). Når et barn er registrert, blir den ansattes rapporterende leder og HR-ansatte varslet og bedt om å tildele riktig antall omsorgsdager på den ansattes personalkort. Uten dette steget vil ikke riktig antall omsorgsdager være tilgjengelig.

Søke om ferie eller registrere fravær

For å søke om ferie klikker du på + knappen under Ferie og fyller inn tittel, startdato, sluttdato og en valgfri kommentar, og sender inn. Søknaden vises under Søkt ferie til lederen din behandler den.

For å registrere fravær klikker du på + knappen under Registrer fravær og fyller inn de obligatoriske feltene og en valgfri kommentar, og sender inn. Søknaden vises under Søkt fravær til lederen din behandler den.

Følgende felter er obligatoriske.

Merk: For at daglig leders/administrerende direktørs egne ferie- og fraværssøknader skal rutes riktig, må de sette seg selv som sin egen "Rapporterer til" på personalkortet sitt. Uten dette har HR-relaterte arbeidsflyter (som ferie- og fraværssøknader) ingen mottaker å rute til.

Oversikt over din ferie og fravær

Ferieoversikten viser:

• Godkjent ferie
• Omsøkt (etterspurt) ferie
• Gjenstående dager
• En detaljert liste over nye, godkjente og avslåtte søknader

Ditt totale ferieantall oppdateres automatisk etter hvert som dager brukes.

Fraværsoversikten viser:

• Godkjente/brukte sykedager
• Gjenstående sykedager
• Etterspurte sykedager
• En detaljert fordeling av dager og timer per fraværskode (f.eks. egenmelding, sykmelding, begravelse)

Som standard har hver ansatt 12 fraværsdager tilgjengelig per år. Dette kan justeres av HR-ansatte.

Håndtere søknader og registreringer

Når en ansatt sender inn en ferie- eller fraværssøknad, mottar den rapporterende lederen og HR-ansatte en e-post og en arbeidsflytoppgave som viser tittel, hvem som sendte den, datoene og kommentar, sammen med en lenke for å godkjenne eller avslå den.

Når en leder eller HR-ansatt behandler en søknad, mottar den ansatte en e-post og en arbeidsflytvarsling som bekrefter om den ble godkjent eller avslått (ingen ytterligere detaljer utover utfallet er inkludert).

Søknadene forblir synlige i etterkant i den ansattes detaljerte oversikt over nye, godkjente og avslåtte søknader, noe som gir full sporbarhet.

Ferie og fravær i den ansattes arbeidsområde

Fra navigasjonsmenyen i en ansatts personlige arbeidsområde kan HR og den rapporterende lederen åpne Ferie og fravær og få tilgang til den samme oversikten som den ansatte selv ser på Min side, men tilgjengelig direkte fra den ansattes arbeidsområde.