Prosjekt arbeidsrom

Introduksjon

Når et prosjekt opprettes i projektlisten vil et tilhørende arbeidsrom bli generert. Arbeidsrommet vil ved bruk av verktøy som kvalitetskontrollplan, tidslinje, prosjektplan, ressursoversikt, og mange fler, sikre stabilitet og kvalitet fra start til slutt.

Tilgjengelighet

Som man kan se i tilgangsmatrisen er den generelle ideen å gjøre prosjektene lett tilgjengelige for best mulig å tillate informasjonsdeling og samarbeid. Om nødvendig kan et prosjekts tilgangsnivå være strengt begrenset.

Prosjekttyper og maler

Standard prosjektarbeidsrom er bygget på en forhåndsdefinert prosjektmal, som inneholder forhåndsdefinert innhold. Business Online støtter imidlertid flere skreddersydde arbeidsrommaler som jobber parallelt, ved bruk av prosjekttyper.

Tilgang til arbeidsrommet

Arbeidsrommet kan nås ved å klikke på prosjektelementets arbeidsrom-link i prosjektlisten.

Bruk av arbeidsrommet

Når arbeidsrommet åpnes vil brukeren ha tilgang til en rekke verktøy og funksjoner.
Arbeidsrommet er delt inn i tre hovedseksjoner:

1. Informasjonskortseksjon
2. Hovedseksjon
3. Navigasjonsmeny

Informasjonskortseksjon

Infokort

Informasjonskortet viser en oversikt over prosjektets grunnleggende informasjon. Denne informasjonen kan redigeres fra listen ved å bruke redigeringsskjemaet eller ved å klikke på Infokort.

Interne brukere kan bli med i prosjektet gjennom Bli med i gruppe-funksjonaliteten, så lenge prosjektet ikke er satt til begrenset.

Arrangementskalender

Arrangement og møter som er planlagt gjennom prosjektets gruppekalender i Outlook vises i den midtre delen av informasjonskortet.

Kontakter og ressurser

Den nederste delen viser en oversikt over prosjektets hovedkontakter og ressurser.

Hovedseksjon

Kvalitetskontrollplan (QCP)

Kvalitetskontrollplanen, eller QCP, er en steg-for-steg operasjonell sjekkliste for å sikre effektivitet og kvalitet gjennom hele prosjektets livssyklus. Kvalitetskontrollplanen vil ligge øverst i hoveddelen.

Tidslinje

Tidslinjen er i utgangspunktet en logg over prosjektets hendelser. Den kan også brukes til å lage notater, opprette og tilordne oppgaver, se relevante e-poster og manuelt sette relasjoner til andre elementer om nødvendig.

Dokumentbibliotek (hurtig del)

Dokumentbibliotekets webdel viser prosjektets standard dokumentbibliotek (General-mappen, på grunn av integrasjonen med Microsoft Teams). Den er tilgjengelig for prosjektets medlemmer og gir tilgang til dokumenter. Disse dokumentene kan fritt redigeres.

Det er mulig å godkjenne et dokument gjennom en godkjenningsflyt, som vil publisere dokumentet til godkjente dokumenter og gi en økning i dokumentversjon.

Planner modul

Statusvinduet viser en oversikt over prosjektets Planner oppgaver.

Navigasjonsmeny

Samtaler

Samtaler er den delte epostboksen for Microsoft 365-gruppen. Medlemmene av en gruppe kan få tilgang til denne epostboksen fra Outlook.

Notatblokk

En delt OneNote for hvert arbeidsrom som gjør det mulig for brukere å dele og samarbeide om å ta notater, referater og andre typer notater som er relevante for prosjektets arbeidsrom.

Dokumenter

Dokumentlinken i navigasjonsmenyen omdirigerer brukeren til det faktiske dokumentbiblioteket bak dokumentbibliotekets hurtigdel som vises på prosjektets hjemmeside. Biblioteket tilbyr noen flere verktøy og er mer tilpassbart enn webdelen, f.eks. dokumentgodkjenning.

Planner

Med Planner kan du og ditt team lage planer, tildele oppgaver, chatte om oppgaver og se diagrammer over teamets fremgang.

Eksterne kontakter

Webdelen for eksterne kontakter brukes til å administrere eksterne kontakter som er relevante for prosjektet.

Interne ressurser

Webdelen for interne ressurser brukes til å administrere interne ressurser som er relevante for prosjektet.

Prosjektplan

Se prosjektplan.

KHMS saker

En enkel oversikt over prosjektets aktuelle KHMS saker, samt relevante datoer og statuser.

1) KHMS saken kan redigeres ved å klikke på blyantsymbolet.
2) En link vil vises hvis et NCR-arbeidsrom er generert.

Risikoanalyse

Definer og vurder potensielle risikoer og farer gjennom prosjektets risikoanalyse-funksjonalitet, bygget på en kombinasjon av risikomatrise og bowtie-metoden.

Se risikostyring.

Prosjekt innstillinger

QCP-admin

Hvis prosjekttypens standard QCP ikke skulle være tilstrekkelig, kan den endres lokalt for det gjeldende prosjektet ved å bruke prosjektets QCP-admin funksjonalitet.

RMS Admin

Effektkategori-definisjonene er forhåndsdefinert fra RMS Admin, men kan skreddersys for hvert enkelt prosjekts arbeidsrom ved å bruke RMS admin.

Godkjente dokumenter

Godkjente dokumenter i standard dokumentbibliotek vil få en hovedversjon og vil bli publisert som et godkjent dokument som er en skrivebeskyttet fil.

Papirkurven, tilgjengelig via navigasjonsmenyen, er en midlertidig lagring for slettede gjenstander som gir mulighet for en tidsbegrenset gjenoppretting.