Globale attributter - Dokument-mappestrukturer

Introduksjon

Når et arbeidsrom genereres i en arbeidsrom-genererende liste, som prosjekter eller bedrifter, kan dokumentbiblioteket automatisk fylles ut av en forhåndsinnstilt mappestruktur. Dette oppnås med verktøyet som er omtalt i denne seksjonen.

Funksjonalitet

I Business Online er det 6 lister som genererer dokumentbiblioteker for arbeidsrommet. Disse er

• Bedrifter
• Kontrakter
• Muligheter
• Prosjekter
• Personell
• KHMS-rapporter

Hver av disse listene kan ha sine egne unike mappestrukturer definert. På Dokumenter-valget i Globale attributter under BO-konfigurasjon representeres alle disse listene og deres mappestrukturer.

Det er fra dette biblioteket logikken bestemmer hvilken mappestruktur som skal importeres når et nytt arbeidsrom genereres. Generelt ser det slik ut

Liste Navn > Type (eller Default) > (General (hvis Bedrift eller Prosjekt))> Mappestruktur

Baner

Den nødvendige banen vil alltid være riktig satt opp med General-mappen når systemet er nytt, men for nye unike mappestrukturer er det viktig å huske General-mappen for de to listene som krever det (Bedrifter og Prosjekter).

Bedrifter -> Type / Default -> General -> Mappestruktur

Kontrakter -> Type / Default -> Mappestruktur

Muligheter -> Type / Default -> Mappestruktur

NCRObservationCard -> Mappestruktur

Personell -> Type / Default -> Delte Dokumenter & HR Dokumenter ->Mappestruktur

ProjectGeneral -> Type / Default -> General -> Mappestruktur

Når du går inn i en av listemappene fra toppnivået vil det være

• En default mappe
• Mappetyper

Default mappe

"Default" mappestrukturen er mappestrukturen som genereres når det ikke er noen unik mappestruktur som samsvarer med elementopprettingen.

Si at det nye elementet er et prosjekt med prosjekttypen «Utvikling». Hvis det ikke er noen mappe i ProjectGeneral med dette navnet, vil logikken forsøke å generere en standard mappestruktur i "Default"-mappen.

Mappetyper

Mappetypene opprettes med navn som tilsvarer deres element, dette for å tillate at unike mappestrukturer kan opprettes.

De fleste lister har type-definisjoner som er utdypet i avsnittet til BO-konfigurasjon.

Når du oppretter en unik mappestruktur for en bestemt prosjekttype eller bedriftstype er det to ting du bør huske:

1. Mappenavnet må være identisk med den tilsvarende prosjekt/bedriftstypen
   • Eks: Mappen må hete nøyaktig "Tender Project" hvis prosjekttypen heter "Tender Project". Hvis mappen hadde fått navnet "Tender", ville ikke logikken kunne assosiere den på riktig måte, og ville generere Default mappestruktur i stedet
2. General-mappen i Default eller mappetype
   • Eks på banen: ProjectGeneral -> "Tender Project" -> General -> Mappestruktur

Når du oppretter en unik mappestruktur for en bestemt personelltype er det også to ting du bør huske:

1. Mappenavnet må være identisk med den tilsvarende personell-typen
   • Eks: Mappen må hete nøyaktig "Konsulent" hvis personell-typen heter "Konsulent". Hvis mappen hadde fått navnet "konsulenter", ville ikke logikken kunne assosiere den på riktig måte, og ville generere Default mappestruktur i stedet
2. Delte Dokumenter og HR Dokumenter mappene i Default eller mappetypen
   • Eks på banen: Personnel -> "Konsulent" -> Delte Dokumenter og HR Dokumenter -> Mappestruktur

Mappestruktur-nivå

Når du er innenfor Default/mappetypen (General hvis det er en bedrifts- eller prosjektmappestruktur, Delte dokumenter og HR Dokumenter hvis det er Personell mappestruktur), er det på tide å definere mappestrukturen. Herfra kan du definere en mappestruktur med så mange mapper du vil.

Det er to ting å vurdere på dette nivået:

• Sorteringsrekkefølge
• Relevante dokumenter

Sorteringsrekkefølge

Mappene du oppretter her vil vises i samme sorteringsrekkefølge når de genereres i et arbeidsområde. Dette betyr at dersom du ønsker en helt spesifikk sorteringsrekkefølge for mapper, må de opprettes i riktig rekkefølge ovenfra og ned.

Relevante dokumenter

For hver mappe i mappestrukturen er det en mulighet for å knytte et dokument til mappen som skal kopieres og opprettes i mappen når arbeidsrommet genereres.

I Redigeringsmenyen (pen-ikonet) for hver mappe er det et oppslag til dokumentbiblioteket Styrende dokumenter. Når ett eller flere dokumenter er valgt her, vil de bli kopiert inn i denne mappen når dokumentbiblioteket for arbeidsrommet er generert.

Dette brukes vanligvis til å generere en fil som alltid er relevant uavhengig av elementet som genereres. Det kan eksempelvis være et kravbeskrivelses-dokument for et utviklingsprosjekt, eller et leverandørvurderings-dokument for en ny leverandør i bedriftslisten.

Tilgang til mapper

Groups og Permission Roles, tilgangsstyring på egendefinerte mapper

Tilgangsstyring med Groups og Permission Roles gjelder for de egendefinerte mappene i mappestrukturen, altså mappene som legges til under rotnivået. Selve rotmappene, som Companies, Leads, ProjectGeneral osv, skal ikke konfigureres med tilgang på dette nivået. Det er først på de egendefinerte mappene under disse at du kan konfigurere Groups og Permission Roles for hver enkelt mappe.

Groups

For hver egendefinert mappe kan det gis tilgang til en eller flere Groups. Groups er faste SharePoint grupper definert sentralt i Business Online, som All Business Online, System Admin, eller funksjonsspesifikke grupper som HR eller Contract Manager.

I redigeringsmenyen (blyantikonet) for hver mappe, under fanen Groups, kan du legge til en gruppe og velge tilgangsnivå (Lese, Bidra eller Full Kontroll). Tilgangen som gis her gjelder for alle medlemmer av gruppen, i alle relevante arbeidsrom.

Dette brukes vanligvis for mapper som skal være synlige for alle, som generell prosjektinformasjon, eller for mapper som skal låses til administratorer, for eksempel en mappe kun Contract Managers skal kunne åpne.

Permission Roles

For hver egendefinert mappe kan det også gis tilgang til en eller flere Permission Roles. I motsetning til Groups er en Permission Role knyttet til en funksjon i arbeidsrommet, ikke til et fast sett med personer, for eksempel Prosjekt ansvarlig.

I redigeringsmenyen (blyantikonet) for hver mappe, under fanen Permission Roles, kan du legge til en rolle og velge tilgangsnivå. Tilgangen tildeles da dynamisk til den som er satt i rollen på prosjektkortet. F.eks. hvis Prosjekt ansvarlig endres, oppdateres tilgangen automatisk til den nye personen, uten at noe må konfigureres manuelt.

Dette brukes vanligvis når tilgangen skal følge en funksjon fremfor en fast gruppe personer, for eksempel når prosjektansvarlig trenger å lese eller bidra i bestemte mapper i sitt eget prosjekt, men ikke automatisk skal få tilgang til den samme mappen i andre prosjekter.

Kombinere Groups og Permission Roles

Groups og Permission Roles kan kombineres fritt på samme mappe. For eksempel kan All Business Online få Lese tilgang via Groups, mens Prosjekt ansvarlig får Bidra tilgang via Permission Roles på samme mappe.

Brukeren som oppretter et prosjekt sette automatisk som Eier av prosjektets SharePoint gruppe, noe som gir Full Kontroll i alle mapper i det prosjektet. Groups og Permission Roles kan gi tilgang i tillegg til dette, men kan ikke begrense det.