Template Manager er et administrasjonsverktøy for sjekklister, levert som en SharePoint-webpart i Business Online. Det er ikke en del av selve mobilappen, men er den siden av løsningen som system administratorer bruker for å definere malene som brukerne fyller ut i appen.
Template Manager er kun tilgjengelig for system administrator i Business Online.
📄 Se også: Sjekklister
Hvem bruker Template Manager?
| Rolle | Oppgave |
|---|---|
| System administrator | Oppretter og publiserer maler |
| KHMS-ansvarlig | Definerer kvalitetssjekklister for prosjekttyper |
| Prosjektleder | Kan se tilgjengelige maler for sine prosjekttyper via prosjekt |
Nøkkelbegreper
| Begrep | Beskrivelse |
|---|---|
| Mal (Template) | Definisjon av en sjekkliste med spørsmål og svartyper |
| SchemaJSON | Den tekniske representasjonen av malen som styrer visningen i appen |
| ChecklistTemplate-listen | SharePoint-listen i Project Hub der alle maler lagres |
| Konsolideringsliste | Egen SharePoint-liste for rapportering av svar fra en mal |
Opprette ny mal
- Åpne Template Manager-webparten i Business Online
- Trykk Ny mal (New Template)
- En ny mal opprettes i utkast-status (Draft)
Metadata du kan sette
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk |
|---|---|---|
| Tittel | Navnet på malen | Ja |
| Mal kode | Valgfri kode for mal | Ja |
| Mal kategori | Kategorisk valg av mal | Ja |
| Prosjekttype | Hvilken prosjekttyper malen gjelder for | Nei |
| Tillat uten prosjekt | Om malen er generell (ikke prosjekttypespesifikk) | Nei |
| Aggregering | Om svar skal repliseres til konsolideringsliste | Nei |
Definere skjema seksjoner
Spørsmålbyggeren lar deg definere skjema seksjoner slik at du enklere kan gruppere spørsmål i skjema.
Hva er seksjoner?
Seksjoner grupperer relaterte spørsmål. F.eks. kan en vernerunde ha "Generell informasjon", "Fysisk arbeidsmiljø" og "Brann og rømning" som egne seksjoner. Dette er velig nyttig om skjema blir omfattende stort eller om det skal fylles ut i ettapper.
Definere spørsmål og svartyper
Spørsmålsbyggeren lar deg legge til, redigere og fjerne spørsmål.
Egenskaper per spørsmål
| Egenskap | Beskrivelse | Obligatorisk |
|---|---|---|
| Nøkkel (Key) | Unik identifikator | Ja |
| Spørsmålstekst | Norsk og engelsk | Ja |
| Svartype | Type svar | Ja |
| Obligatorisk | Må besvares | Nei |
| Tillat vedlegg | Filopplasting tillatt | Nei |
| Standardverdi | Forhåndsutfylt verdi | Nei |
| Valg | Svaralternativer (Choice/MultiChoice) | Ved valg-typer |
| Synlighetslogikk | Betingelser for når spørsmålet vises | Nei |
Tilgjengelige svartyper
| Svartype | Beskrivelse | Bruksområde |
|---|---|---|
| SLT (Short Line Text) | Enkeltlinje tekst | Korte svar, referanser |
| MLT (Multi-Line Text) | Flerlinje tekst | Beskrivelser |
| Number | Numerisk verdi | Måleverdier, tellinger |
| Choice | Velg ett alternativ | Status, type-valg |
| MultiChoice | Velg flere | Kategorier, egenskaper |
| Date | Dato | Inspeksjonsdato |
| Person | Personvelger | Deltakere i en inspeksjon |
| Attachment | Filopplasting | Bilder, dokumenter |
Fordeler
- Struktur: tydelig inndeling
- Trinnvis utfylling: brukere kan fylle ut én seksjon om gangen
- Navigasjon: enkel hopping mellom seksjoner
- Fremdrift: status per seksjon
I appen vises seksjonene som sammenklappbare kort med fremdriftsindikator (f.eks. 4/5).
Kategorisering
Hver mal må tilordnes en hovedkategori. Kategoriene er forhåndsdefinerte og administreres sentralt. Kategorisering brukes til:
- Filtrering av maler
- Søk etter sjekklister
- Rapportering og eksport
Referanselenker i maler
Du kan knytte eksterne referanser til hvert spørsmål for å gi brukerne rask tilgang til relevant dokumentasjon.
| Type | Beskrivelse | Ikon i app |
|---|---|---|
| Weblenke | Ekstern URL | Nettleser |
| Styrende dokument | Dokument fra QDMS | Dokument |
Bruk en beskrivende ledetekst (ikke rå URL-er) - dette gir bedre lesbarhet i appen.
Forhåndsvisning og validering
Før du publiserer en mal bør du forhåndsvise og validere den.
Forhåndsvisning
Forhåndsvisningsmodus viser hvordan sjekklisten ser ut for brukere i appen.
Validering
Template Manager sjekker automatisk:
| Kontroll | Beskrivelse |
|---|---|
| Unike nøkler | Ingen duplikate spørsmålsnøkler |
| Gyldige alternativer | Choice/MultiChoice har definerte svaralternativer |
| Obligatoriske flagg | Konsistente |
| Synlighetslogikk | Refererer til eksisterende spørsmål |
| Gyldig JSON | SchemaJSON er velformet |
| Tittel | Malen har tittel |
Du kan ikke publisere før alle valideringsfeil er rettet.
Lagre, publisere og versjonshåndtering
Maler har tre statuser med en-veis overganger:
Draft (Utkast) --> Published (Publisert) --> Archived (Arkivert)
Statuser
| Status | Beskrivelse |
|---|---|
| Draft | Fritt redigerbar. Versjonsnummer endres ikke ved lagring. Ikke synlig i appen |
| Published | Låst for redigering. Versjonsnummer økes. En ny Draft-kopi opprettes automatisk for fremtidige endringer. Synlig i appen |
| Archived | Markert inaktiv. Ikke i mal-velgeren. Kan leses, men ikke redigeres |
Versjonshåndtering
| Handling | Resultat |
|---|---|
| Lagre utkast | Endringene lagres. Versjonsnummer uendret |
| Publiser | Versjonsnummer økes. Gjeldende versjon låses. Ny Draft-kopi opprettes |
| Arkiver | Malen markeres inaktiv |
Publiserte maler kan ikke endres. For å gjøre endringer, rediger utkast-kopien som ble opprettet automatisk ved publisering, og publiser den som ny versjon.
Konsolideringslister
For maler der Aggregering = Ja opprettes en konsolideringsliste automatisk ved publisering.
Hva er konsolideringslister?
Konsolideringslister er SharePoint-lister som samler svar fra innsendte sjekklister i tabellformat. Dette gjør det enkelt å lage rapporter og dashbord i Power BI.
Kolonnemapping
| Spørsmålstype | SharePoint-kolonne |
|---|---|
| SLT | Enkeltlinje tekst |
| MLT | Flerlinje tekst |
| Number | Tall |
| Choice | Enkeltlinje tekst |
| MultiChoice | Flerlinje tekst (semikolonseparert) |
| Date | Dato |
| Attachment | Ja/Nei + hyperlenke |
Systemkolonner
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| InstanceId | Unik ID for sjekkliste-instansen |
| TemplateId | Referanse til malen |
| SubmittedBy | Hvem som sendte inn |
| SubmittedOn | Tidspunkt for innsending |
| ProjectId | Prosjektet sjekklisten tilhører |
Metadata-administrasjon
Etter publisering kan kun status endres - alle andre felter krever ny versjon.
| Felt | Kan endres etter publisering |
|---|---|
| Tittel | Nei (ny versjon kreves) |
| Mal kode | Nei (ny versjon kreves) |
| Mal kategori | Nei (ny versjon kreves) |
| Prosjekttype | Nei (ny versjon kreves) |
| Tillat uten prosjekt | Nei (ny versjon kreves) |
| Aggregering | Nei (ny versjon kreves) |
| Status | Ja (kun framover: Draft → Published → Archived) |
Krav for publisering
- Malen har tittel
- Malen inneholder minst ett spørsmål
- SchemaJSON er gyldig
- Status er satt
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.