Avvik, forbedringer og kunde tilbakemeldinger er registrert for å sikre at hver sikkerhetshendelse, kvalitetshendelse, forbedringsforslag, observasjon og tilbakemeldinger fra kunder registreres og behandles med høy kvalitet. Videre legges det til rette for overvåking og reduksjon av risiko, forbedring og læring. De følgende sidene vil forklare hver type registrering og dens respektive skjema.
Anonym rapportering er atskilt fra normal rapportering på bruk av sikkerhet og samsvarsaspektene for rapportering relatert til kritikk.
Noe å tenke på
Før du begynner å bruke KHMS-rapporteringsfunksjonen er det viktig at du har tenkt gjennom noen emner. For å komme i gang har vi utarbeidet en liste med spørsmål du bør ta i betraktning før du implementerer KHMS-rapportering i din bedrift.
- Kommer du til å bruke alle tilgjengelige typer registreringer?
- Kan du definere alle rollene som trengs? (En person kan ha flere roller)
- Hva er minimumsinformasjonen som trengs for en ny registrering?
- Kan du beskrive minimum for hver type?
- Du kjenner alle rollene, men vet de hva de skal gjøre?
- Har du definert tidsfrister for saksbehandling, evaluering og lukking av saken?
- Kan disse fristene variere mellom de ulike registreringstypene?
- Når du klassifiserer en registrering, har du en definisjon for følgende valg?
- Direkte årsak
- Opprinnelig årsak
- Kategori (normalt ikke endret fra standard, endringer påvirker også rapporter)
- Underkategori (normalt ikke endret fra standard, endringer påvirker også rapporter)
- For hver effektkategori (helse, finans, omdømme og miljø) Har du en klar definisjon av hva dette betyr i din bedrift hvis du vurderer hver kategori fra 1 til 5? (1 = ubetydelig og 5 = katastrofal)
- Hvordan skal du bruke måleoppgaver? (korrigerende eller forebyggende oppgaver knyttet til den rapporterte registreringen)
- Er det en grunn for din bedrift til å opprette et arbeidsrom til en KHMS-registrering?
- Vil vi spore kostnadene? Hvis ja, hvordan skal det registreres?
- Hvordan sikrer vi at bedriften vår lærer av registreringene våre?
- Trenger vi anonym rapportering? Hvis ja, hvordan skal dette følges opp av nominerte parter i bedriften?
Det er ikke noe rett eller galt. Spørsmålene ovenfor er ment å gi deg en ide om nødvendig informasjon du trenger for å effektivt implementere et robust rapporteringssystem i din bedrift.
Tipset her er å dokumentere håndteringsprosessen i en prosedyre som gir kontekstuell mening for dine kolleger, ledere og andre interessenter.
Hvis du velger å hoppe over å dokumentere prosessen kan du risikere å ende opp med et rapporteringsarkiv med mindre overføringslæring, med ingen eller lav avslutningsfrekvens, eller dårlig kvalitet på resultatene.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.