Hva er et avvik?
HMS-hendelse
En fare- eller ulykkessituasjon som har, eller kunne ha ført til skade på mennesker eller det ytre miljø. Skader på eiendom og andre økonomiske tap etter uønskede hendelser skal inkluderes når HMS-hendelser klassifiseres.
Kvalitetshendelse
QA-hendelse/avvik er et avvik som oppstår under pågående drift, generell aktivitet eller annen aktivitet knyttet til bedriften. En kvalitetshendelse bør registreres for å sikre forsvarlig kvalitetssikring og kunnskapsstyring.
Leverandøravvik
Ligner på et avvik, men brukes hvis du ønsker å skille hendelser som ikke er i din fulle kontroll og gir deg en bedre måte å spore problemer rapportert på en leverandør. Denne typen registreringer vil gi deg en eksplisitt sak for å følge opp leverandøren din og sikre at de kontinuerlig forbedrer seg i dine kjøpte produkter og tjenester.
Observasjon
Ligner på et avvik, men brukes hvis du ønsker å skille observasjoner som ikke er i din fulle kontroll, f.eks. når kollegene dine jobber på en av kundens lokasjoner og din bedrift ikke er ansvarlig for sporing av avvik/observasjoner. Denne rapporteringstypen kan også brukes til å spore egne observasjoner dersom det er behov for å skille observasjoner fra HMS- og Kvalitetshendelser.
Forbedringsforslag
Kontinuerlig forbedring oppnås ved å fange opp rapporterte forbedringsforslag, behandle registrerte avvik og erfaringer. Direkte og indirekte forbedringsforslag kan registreres for å sikre at selskapet vil dra nytte av gode ideer og daglige funn. Disse forslagene kan knyttes til prosjekter, bedrifter og avdelinger.
Kundetilbakemelding
Tilbakemeldinger fra kunder som ikke er en del av din periodiske kundetilfredshetsundersøkelse. Registrering er typisk direkte eller indirekte tilbakemeldinger fra kunder om produkter, tjenester, møter, medie-/markedsføringsundersøkelser hvor bedriften er omtalt, delte eksterne revisjonsresultater og annen muntlig eller skriftlig tilbakemelding. Husk nyansen mellom avvik og tilbakemeldinger fra kunder. Tilbakemeldinger fra kunder kan i noen tilfeller utløse behov for å sende inn et avvik.
Disse registreringene er for telleformål.
Registreringsskjema
Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafeltene i registreringsskjemaet til et KHMS-rapporteringskort. Når en ny sak er registrer sendes det et varsel på e-post til KHMS ansvarlig i bedriften. KHMS ansvarlig vil da se over saken og tildele den til en ansatt for videre evaluering.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Type registrering | Nedtrekksmeny for å velge registrering. Dette feltet kan være låst, avhengig av hvor i systemet du åpnet et registreringsskjema. |
| Dato | Registreringsdato. Dette feltet vil som standard settes dagens dato. |
| Tittel | Tittel på registreringen |
| Beskrivelse | Beskrivelse av hendelsen |
| Umiddelbare handlinger | Beskrivelse av umiddelbare tiltak iverksatt etter hendelsen |
| Forslag til langsiktige tiltak | Beskrivelse av foreslått langsiktig tiltak for å forhindre at hendelsen gjentar seg |
| Direkte årsak | Nedtrekksmeny for å velge hva som forårsaket hendelsen |
| Relater prosjekt | Nedtrekksmeny for å velge det relaterte prosjektet |
| Lokasjon | Nedtrekksmeny for å velge hvor hendelsen skjedde. Noen lar dette feltet ha et alternativ for brukere å spesifisere i stedet for faste steder |
| Vedlegg | Knapp for å laste opp vedlegg, og tilstøtende område for å se opplastede vedlegg |
Endring av valgverdier kan føre til at Dashboards ikke viser de riktige dataene.
For kundetilbakemelding må brukeren også angi en tilbakemeldings-type.
Valgene er: positiv - nøytral - negativ.
For leverandøravvik kan brukeren legge til ytterligere referanser til innkjøpsordre og delnummer for å hjelpe saksbehandleren bedre å finne problemet.
Redigeringsskjema
Avviks redigeringsskjemaet er delt opp i tre seksjoner.
- Informasjon fra registreringsskjemaet
- Saksbehandlingsprosess. Her har du fem behandlingsfaser for registreringen: Koding, klassifisering, handlinger, kostnad og godkjenning og lukking..
- Kommentarer og vedlegg
Saksbehandling
1 - Koding
KHMS ansvarlig har fått varsel om at en ny sak er registrert, og kan åpne den direkte fra link i e-post eller Teams melding, eventuelt fra KHMS listen og redigeringsknappen. Nå må KHMS ansvarlig gjennomgå koding fasen for saken. I koding fasen tar KHMS ansvarlig stilling til hvem som skal behandle saken videre, og setter dato frist for behandlingen.
Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafeltene i kodingsfasen til et KHMS-rapporteringskort. Når alle relevante felter er fylt inn klikker du på knappen for å overlevere. Da vil personen satt som saksbehandler få varsel og saken endrer status til "Tildelt". Se #notifikasjoner-og-statuserfor mer info om statuser.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Delegert til | Person som er saksbehandler |
| Prioritet | Nedtrekksvalg av prioritet |
| Forfallsdato | Datofelt for forfallsdato |
| Relatert prosjekt | Søk etter tilknyttet prosjekt (*) |
| Bedrift | Søk etter tilknyttet bedrift (*) |
| Kontrakt | Søk etter tilknyttet kontrakt (*) |
| Mulighet | Søk etter tilknyttet mulighet (*) |
| Avdeling | Søk etter tilknyttet avdeling (*) |
| Overlever til saksbehandler | Send-knapp med overleveringsvarsel til en tildelt saksbehandler (**) |
| Neste | Naviger videre til klassifisering |
(*) det er kun mulig å velge ett tilknyttet element.
(**) KPI-måling, dager fra registrert til den er tildelt saksbehandler
2 - Klassifiseringer
Personen som er satt som saksbehandler har nå fått varsel og kan åpne saken direkte fra link i e-post eller Teams melding, eventuelt fra KHMS listen og redigeringsknappen. Saken vil også være tilgjengelig under Min side. Nå må saksbehandler gjennomgå fasene klassifiseringer, aksjoner og kostnad for saken. Det er anbefalt at bedriften har en prosedyre for behandling av avvik. Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafeltene i klassifiseringsfasen til et KHMS-rapporteringskort.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Kategori | Nedtrekksvalg av hendelseskategori |
| Underkategori | Nedtrekksvalg av hendelsesunderkategori |
| Direkte årsak | Nedtrekksvalg av direkte årsak |
| Rotårsak | Flervalgsfelt av opprinnelig årsak |
| Faktisk helse | Nedtrekksvurdering av effektkategorien faktisk helse |
| Potensiell helse | Nedtrekksvurdering av effektkategorien potensiell helse |
| Faktisk finans | Nedtrekksvurdering av effektkategorien faktisk finans |
| Potensiell finans | Nedtrekksvurdering av effektkategorien potensiell finans |
| Faktisk omdømme | Nedtrekksvurdering av effektkategorien faktiske omdømme |
| Potensiell omdømme | Nedtrekksvurdering av effektkategorien potensiell omdømme |
| Faktisk miljø | Nedtrekksvurdering av effektkategorien faktisk miljø |
| Potensiell miljø | Nedtrekksvurdering av effektkategorien potensielt miljø |
| Total alvorlighetsgrad | Nedtrekksvurdering av generell alvorlighetsgrad |
| Vurderingskommentarer | Tekstfelt for subjektive vurderingskommentarer |
| Tilbake | Naviger tilbake til koding |
| Neste | Naviger frem til aksjoner |
For forbedringsforslag får du kun valg for kategori-, sannsynlighets-, konsekvens- og vurderingskommentarer. Sannsynlighet og konsekvens er vurdert fra 1-5 og synliggjort i en 3x3 fordelsmatrise.
For kundetilbakemelding er kun kategori, direkte årsak og vurderingskommentarer gjeldende.
3 - Aksjoner
Opprett arbeidsrom
Opprett et khms-arbeidsrom for et avvik ved å trykke på bryteren, slik at det står på, og deretter klikk på lagre. Det vil da opprettes et arbeidsrom for registreringen.
Denne funksjonen brukes vanligvis til etterforskningsformål eller mulighetsutvikling.
Denne funksjonen støttes ikke for forbedringsforslag.
Opprette tiltak
I et avvik vil det være nødvendig med tiltak. Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafelt ved registrering av et nytt tiltak i et KHMS-rapporteringskort. Klikk på +Ny for å opprette et nytt tiltak.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Tittel | Tittel på tiltaksoppgaven |
| Beskrivelse | Beskrivelse av tiltaksoppgaven |
| Forfallsdato | Forfallsdatoen til tiltaksoppgaven |
| Tiltakstype | Velg om tiltaket er forebyggende eller korrigerende |
| Delegert til | Tildel tiltaksoppgaven til person |
| Status | Status på tiltaksoppgaven |
4 - Kostnad
Siste del av saksbehandlingen for saksbehandleren er fasen kostnad. Her er det en fordel at bedriften har en prosedyre med definisjoner på hvordan interntimer, internkost og annen kost fastsettes. Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafeltene i kostnadsfasen til et KHMS-rapporteringskort.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Interntimer | Nummerfelt for registrering av antall timer brukt |
| Internkost | Nummerfelt for å registrere interne kostnader |
| Annen kost | Nummerfelt for å fange opp ytre kostnader |
| Total kost | Nummerfelt som viser summen av interne og andre kostnader |
| Kostnadskommentar | Flerlinjers tekstfelt for subjektive kostnadskommentarer |
| Klar for evaluering | På/av bryter for å markere klar for evaluering. |
| Overlever til evaluering | Send-knapp som gir en overleveringsvarsel til KHMS-ansvarlig gruppen (*) |
| Tilbake | Naviger tilbake til handlinger |
| Neste | Naviger frem til lukking |
(*) KPI-måling, dager fra tildelt til klar for evaluering
5 - Godkjenning og lukking
Når saksbehandleren har gjort seg ferdig og sendt avviket til evaluering vil KHMS ansvarlig få et varsel. Nå må KHMS ansvarlig inn på saksbehandligen for å gjennomgå avviket og ta stilling til om det skal re-evalueres eller godkjennes og lukkes. Nedenfor er en tabell som forklarer alle datafeltene i godkjennings- og lukkefasen av et KHMS-rapporteringskort.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Evalueringsdato | Datofelt for evalueringsdato |
| Evaluering | Flerlinjers tekstfelt for subjektive vurderingskommentarer |
| Forfallsdato for ny vurdering | Datofelt for forfallsdato for ny vurdering |
| Godkjent | På/av bryter for markere godkjent |
| Lukket | På/av bryter for markere lukket |
| Tilbake | Naviger tilbake til kostnad |
| Fullfør | Lagre og lukk skjema |
Kommentarer og vedlegg
Kommentarer
Mens du behandler et KHMS-rapporteringskort er det mulig å dokumentere tanker og subjektive konklusjoner med kommentarfunksjonen.
For å legge til en ny kommentar, skriv teksten i kommentarfeltet, formater teksten som ønsket og trykk Lagre på skjemaet. Neste gang en bruker besøker redigeringsskjemaet, vil kommentaren din være synlig. Kommentarfeltet gjør det mulig å samarbeide med kollegaer under saksbehandling, evaluering og avslutning.
Veglegg
Når du registrerer en ny KHMS-registrering kan du laste opp et hvilket som helst relevant vedlegg til registreringskortet. Det er også mulig å supplere med tilleggsvedlegg som ikke var tilgjengelig for melder ved registrering. For å laste opp et vedlegg klikker du på Velg filer og finn filen du ønsker å laste opp.
Dette virker også fra kamera på dine bærbare enheter.
Prosess
For å hjelpe deg å forstå ende-til-ende-prosessen for KHMS-rapportering har vi laget noen eksempler på et tverrfunksjonelt flytdiagram for avvik, forbedringsforslag og kundetilbakemeldinger.
Avvik
Forbedringsforslag
Kundetilbakemelding
Notifikasjoner og statuser
KHMS-rapporteringssystemet vil ha forhåndsdefinerte forretningsregler for å varsle og tidsstemple fremdrift for KPI-målinger. Tabellen nedenfor forklarer endringer og varsler basert på skjemahandlinger utført i løpet av den aktive livssyklusen til en enkelt registrering.
| Skjemahandling | Kolonnestatus endringer | Notifikasjon til | Notifikasjons type | Microsoft Teams kanal innlegg | KPI Timing |
|---|---|---|---|---|---|
| Ny sak | Registrert | KHMS Manager | Tilpasset kort og email | Ny sak | Opprettet dato |
| Tildelt | Tildelt | Tildelt bruker | Tilpasset kort og email | Tildelt dato | |
| For evaluering | For evaluering | KHMS Manager | Tilpasset kort og email | Sak klar for evaluering | |
| Godkjent | For evaluering | Forfatter | Tilpasset kort og email | Godkjent dato | |
| Klar for evaluering | For evaluering | Klar for evaluering dato | |||
| Lukket | Lukket | Forfatter | Tilpasset kort og email | Lukket dato |
Handlingene i skjema fører til endringer for status når skjema blir lagret.
Oppsummering
Mens du har lest gjennom denne introduksjonen til KHMS-rapporteringsfunksjonen, har du kanskje følt at det kan være vanskelig å implementere. Som nevnt på introduksjonssiden er nøkkelen til suksess å ha en godt dokumentert prosedyre for de ulike typene registreringer. Dette vil få dine kollegaer, ledere og andre interessenter til å se fordelene tydeligere og sikre at resultatene vil øke HMS- og kvalitetsfokuset i din bedrift.
Hvis du trenger noen tips om hvordan du kan dokumentere en slik prosess, er vi alltid her for å hjelpe deg.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.