Introduksjon
Anonym rapportering er et verktøy utviklet for å anonymisere brukeren som sender inn rapporten. Brukere i HR-gruppen vil bli varslet som standard, og vil følge opp den rapporterte saken.
Sjekk bedriftens interne prosess på dette. Det er mulig at brukerne som håndterer disse sakene er tilpasset.
En bedrift i Norge er ikke forpliktet til å bruke anonym rapportering. De er imidlertid forpliktet til å følge opp meldinger om kritikkverdige forhold.
Les mer om denne typen rapportering på Arbeidstilsynets nettsider
{% embed url="https://www.arbeidstilsynet.no/tema/varsling/Slik-kan-du-varsle-om-kritikkverdige-forhold" %}
Opprette en rapport
For å opprette en ny anonym rapport, naviger til KHMS og klikk på Anonym rapportering som ligger på koblingslinjen på toppen av siden.
Anonym rapporteringsskjema
Skjemaet er et tilpasset Microsoft-skjema som ikke bruker noen av de gjeldende påloggingsdetaljene for å identifisere den registrerte oppføringen.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Tittel | Kort beskrivelse av rapporten |
| Dato | Dato for observasjon (eller rapport hvis ikke relevant) |
| Beskrivelse | Lang beskrivelse av saken. Ta med så mye informasjon som mulig. |
Etter innsending vil HR-ansvarlige bli varslet om at en ny anonym rapport er registrert. Merk at dette også betyr at du ikke vil kunne få et varsel om at det er iverksatt tiltak i saken og må følge opp dette manuelt.
Den rapporterte saken kan ikke slettes av HR-ansatte. Den kan bare flyttes til en inaktiv status.
Hva burde en anonym rapport inneholde?
Siden du melder fra anonymt, er det viktig å inkludere så mye informasjon som mulig for saksbehandler. De klarer ikke å komme med oppfølgingsspørsmål og uten tilstrekkelig informasjon til å følge opp saken kan den bli forkastet.
Arbeidstilsynet anbefaler å inkludere følgende
- Hva skjedde? Er det brudd på loven, eller bedriftens skriftlige etiske retningslinjer?
- Hvem var involvert?
- Hvor skjedde det? Hvor ble det avdekket?
- Når skjedde det?
- Har det skjedd før? Hvor mange?
- Var det noen vitner?
Håndtering av en rapport
Når en anonym rapport er registrert av en anonym opphavsmann, vil alle brukere i HR gruppen motta en varsel. Av sikkerhetsgrunner er ikke URL-en til denne saken inkludert i e-posten.
Denne listen er plassert i HR modulen. Som standard er ikke listen koblet sammen og konfigureres når systemet implementeres.
Feltene som er tilgjengelige i listen er de samme som i registeret, bortsett fra at det er et Status felt. Opprettet av-feltet er kun der for å vise at System Account (en tjenestebruker) er brukeren som har registrert hendelse opprettet i forrige seksjon.
Skjemaet er veldig enkelt og lar HR-brukeren ta handling i form av en status. Fra et teknisk perspektiv brukes statusen kun til filtrering og oversiktsformål, men den bør representere noen interne handlinger som er tatt på rapporten.
Venter er standardstatusen i registeret. Dette indikerer at rapporten enda ikke er evaluert.
Godkjent betyr at saksbehandleren mener det er tilstrekkelig bevis for å fortsette
Avvist betyr at saksbehandleren mener det ikke er nok bevis eller at den rapporterte saken ikke er verdt å følge opp.
Versjonskontroll
For å forhindre at saksbehandlere endrer rapportinnholdet sporløst, er versjonskontroll aktivert i listen. En endring av en anonym rapport fra en saksbehandler bør begrenses til en statusoppdatering og/eller en skrivefeilretting. Med versjonskontroll aktivert, er det mulig å spore tilbake til disse endringene.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.