Risikostyring

Hva er risikostyring?

De fleste ansatte fokuserer på risikoreduksjon og vil være kjent med å vurdere risikoen ved en arbeidsoppgave. Med RMS gjør vi det enklere å ta et skritt tilbake for å få oversikt over den samlede risikoen for enhver operasjon.

Dette oppnås ved å definere alle kjente risikoer, hendelser, trusler, konsekvenser og barrierer som eksisterer. Man definerer deretter hvilke effektkategorier man ønsker å undersøke i risikohendelsen. Helt til slutt definerer man risikohendelsen i en standard risikomatrise som tar for seg den totale score.

Ved å kombinere Bow-tie-metoden og risikomatrise-modellen er vi i stand til å oppnå mer, forstå bedre og samle inn belønningene.

Bow-tie metoden kan brukes i flere områder

• Problemløsning - Vurder en bestemt hendelse
• Debriefing - Gjennomføre en sikkerhetshendelse for å verdisette alvorlighetsgrad/risiko
• Hendelsesundersøkelse - Tilrettelegger systemtilnærming
• Fareidentifikasjon og risikovurdering - Identifisere trusler og hendelser samt vurdering av kontroller/barrierer

Risikomatrisen er en bedriftsdefinert overordnet definisjon av sannsynlighet og konsekvenser

Denne definisjonen må bli dokumentert og formidlet på en slik måte at alle ansatte forstår hvordan risikoer registreres og overvåkes av prosjektledelsen og virksomhetsledelsen.

Det er tre strategier for subjektivt å plassere en risiko i bedriftsmatrisen din. Denne bør være konsistent i daglig bruk for å unngå misforståelser som kan føre til uønskede- eller unødvendige-konsekvenser.

• Verste tilfelle
• Nåværende situasjon
• Fremtidig situasjon

Hvordan konfigurere risikostyring?

Før vi begynner å gå gjennom hvert trinn i konfigurasjonen vil det være til din fordel hvis du har tenkt gjennom følgende

1. Du må vite hvilken størrelse på matrisen du vil bruke (5x5, 6x6 eller 8x8).
2. Du bør ha en ide om hvilke effektkategorier som vil være relevante for din bedrift.
3. En rad- og kolonnedefinisjon for hver kategori

Du finner RMS-administrasjonen på KHMS huben. Det er her du konfigurerer bedriftens standardmatrise og alle effektkategorier.

RMS-administrasjonen består av fire konfigurasjonsnivåer:

1. Standardmatrise, hvor du konfigurerer standardmatrise-størrelse og fargeskjema
2. Effektkategori, hvor du konfigurerer alle relevante effektkategorier i din bedrift
3. Sannsynlighetsdefinisjoner, hvor du konfigurerer alle kolonnedefinisjoner for hver effektkategori
4. Konsekvensdefinisjoner, hvor du konfigurerer alle raddefinisjoner for hver effektkategori

Risikoanalyse-tabell er hvor man vil se sluttresultatet for hver effektkategori. Om nødvendig kan man justere fargeskjemaet for unike effektkategorier som ikke følger selskapets standardmatrise.

Bedriftens standardmatrise

Det første du må gjøre er å velge matrisestørrelse. Når valgt vil matrisen vises i ønsket størrelse, klikk Lagre. Velg nå cellen du vil endre farge til og velg ønsket farge fra rullegardinmenyen for Cellefarge. Gjenta prosessen til du har konfigurert fargeskjemaet.

Husk å klikke på Lagre før du fortsetter.

Effektkategorier

Nå er det på tide å konfigurere alle relevante effektkategorier i din bedrift. Skriv inn tittel for en effektkategori og klikk Legg til. Hvis du vil endre på en eksisterende effektkategori velger du den, endrer på tittelen og klikker på Oppdater.

Sannsynlighetsdefinisjoner

Neste vil være å begynne å definere sannsynlighetsdefinisjonene. Basert på størrelsen på bedriftens matrise vil en liste bli presentert. Velg nivået du vil definere (fra 1-lavest), fyll ut en beskrivelse og kriterier for en rad og klikk på Oppdater. Du kan når som helst justere beskrivelsen og kriteriene, bare husk å klikke oppdater for hver endring du gjør.

Konsekvensdefinisjoner

Videre må konsekvensdefinisjonene definert. Basert på størrelsen på bedriftens matrise vil en liste bli presentert. Velg nivået du vil definere (fra 1-lavest), fyll ut en beskrivelse og kriterier for en rad og klikk på Oppdater. Du kan når som helst justere beskrivelsen og kriteriene, bare husk å klikke oppdater for hver endring du gjør.

Risikoanalyse tabell

Når du har opprettet din første effektkategori og definert en komplett matrise navigerer du til risikoanalysetabellen. Ved å velge den nyopprettede effektkategorien fra nedtrekksmenyen vil du generere matrisen for effektkategorien og kunne gjennomgå resultatet.

Hvis den nyopprettede effektkategorien er unik og ikke skal følge bedriftens standardmatrise-fargeskjema kan du endre den ved å klikke på ønsket celle og velge en ny cellefarge fra rullegardinmenyen.

Når RMS tas i bruk

Så snart RMS er tatt i bruk på et prosjekt, er matrisestørrelsen låst. Dette kan ikke endres på i et senere tidspunkt. Fargeskjemaet kan endres når som helst.

Hvordan bruke risikoanalyse?

Risikoanalyse

Risikoanalyse er en funksjon i prosjekt-arbeidsrom og finnes i menyen på venstre side.

Det første du blir presentert for er bedriftens standardmatrise, et felt for å legge til alle interne og eksterne ressurser som deltar i risikoanalysen og en knapp for for å lage en status- eller sluttrapport over alle risikoer. Nederst på siden finner du en liste over alle risikoer i prosjektet.

Når du legger til risikoer og vurderer deres sannsynlighet og konsekvens, vil de bli synlig om tall-symboler i bedriftens standardmatrise.

Opprette en ny risiko

Når du vil opprette en ny risiko, klikker du på +Ny øverste i venstre hjørne av tabellen. Når du oppretter en ny risiko er det behov for litt generell informasjon for selve risikoen og dette samles inn gjennom risiko registreringsskjemaet.

Etter opprettelse av risiko kan du redigere risikodetaljer ved å klikke på blyanten, og slette en risiko ved å klikke på søppel ikonet på raden du vil slette.

For å starte bow-tie-analysen klikker du på Link på ønsket risiko.

Bruke Bow-Tie-analyse

Bow-Tie er et diagram som visualiserer risikoen du har å gjøre med i ett enkelt bilde som er lett å forstå. Dette gir deg en oversikt over flere mulige scenarier, i et enkelt bilde. Den gir en grafisk forklaring på en risiko som kan være mye vanskeligere å forklare med andre metoder.

1. Start med å beskrive hendelsen, det øyeblikket da vi mister kontrollen over faren.
2. Neste opp er å definere alle truslene våre. Enkelt sagt er disse alle trusler som kan føre til hendelsen
3. Når trusler er lagt til er neste steg å legge til noen forebyggende kontroller. Disse kontrollene er scenarier som forhindrer eller avbryter at hendelse oppstår. Kontrollene vil være knyttet til truslene.
4. Nå er det på tide å definere konsekvensene. Så la oss si at hendelsen fant sted, hva kan konsekvensen være?
5. Når konsekvensene er definert er neste steg å legge til de mitigerende kontrollene. Disse kontrollene er til for når hendelsen inntreffer, og skal sørge for at den ikke eskalerer en faktisk konsekvens og/eller de demper konsekvensen.

Avslutningskommentarer til Bow-Tie funksjonen.

Du har nå fått en enkel forklaring på hvordan du bruker Bow-Tie effektivt, og nå er det opp til deg å begynne å lage en flott analyse. Husk at Bow-Tie er en veldig proaktiv tilnærming og er i stor grad en subjektiv og pragmatisk måte å jobbe med risiko på.

Legge til effektkategorier

Når Bow-Tie-analyse er fullført er neste steg å legge til den første effektkategorien. Start med å finne den første effektkategorien i nedtrekkslisten, velg den og klikk på Legg til. Fortsett dereter med å legge til andre relevante effektkategorier.

Når alle effektkategoriene dine er lagt til vil du se en svart firkant på høyre side av hver ekstra effektkategori. Klikk på denne firkanten og en dialogboks med den konfigurerte risikomatrisen for den valgte effektkategorien vil vises. Nå må du vurdere hvor denne risikohendelsen skal plasseres i matrisen. Dette er et subjektivt valg basert på de definerte effektkategorikriteriene. Klikk på cellen som hendelsen faller inn under.
Fortsett deretter å plassere risikohendelsen i de resterende effektkategoriene.

Plassere en risiko i standardmatrisen

Nå er du klar til å plassere risikohendelsen i bedriftens standardmatrise. Dette gjøres ved å klikke på den siste svarte firkanten på høyre side av Total.

Du blir nå presentert med selskapets standardmatrise. Denne matrisen har bare tall og har ingen beskrivelse eller kriterier slik effektkategoriene gjør. Nå kan du se din totale konsekvens og den totale sannsynligheten er satt. Denne risikoen er nå plassert i bedriftens standardmatrise.

Legge til tagger

For hver risiko kan du legge til tagger. Disse taggene er ment som aggregeringsformål og kan være alt du forbinder risikoen med, dvs. montering eller verksted eller enda mer spesifikk en produktmodell osv. For å legge til en tagg klikker du bare på tekstfeltet, skriver inn taggen din og trykker på Enter.

Hvis du har jobbet med flere risikoer i et prosjekt eller andre prosjekter, kan taggene gjenbrukes. Begynn å skrive for en tag og et søkeresultat vil bli presentert hvis det finnes en tag som samsvarer med søkekriteriene. I stedet for å fullføre ordet, klikker du bare på ønsket resultat for å legge til en eksisterende tag.

For å fjerne en tag, klikk på (x) på høyre side av taggen.

Legge til barrierer

Mens du jobbet med Bow-Tie kontrollene dine har du kanskje identifisert flere barrierer som enten reduserer eller forhindrer at en hendelse oppstår. Noen kontroller er styrende eller kontrollerte dokumenter, og noen kan til og med være eksterne ressurser eller interne funksjoner som en liste over kjemikalier (MSDS). Her kan du legge dem til for å dokumentere at kontrollene dine er relatert til styrende dokumenter, regler og forskrifter eller andre kontekstualiserte databaser.

For å legge til en ny barriere klikker du på +Ny

Fyll ut skjemaet. Nøkkelen her er å sørge for at tittelen er knyttet til sløyfekontrollene dine.

Etter at du har lagt til barrierene dine, kan du se dem fra listen over barrierer. Sørg for å sjekke at alle Bow-Tie kontroller kan ha en tilhørende barriere, da dette vil hjelpe deg med å identifisere risikorelaterte oppgaver.

Legge til risikooppgaver

Det er enkelt å legge til en risikooppgave. Her kan du legge til umiddelbare handlinger som å implementere eller korrigere fysisk kontroll, oppdatere eller opprette en prosedyre, eller utløse en styring av endringsprosess.

For å legge til en risikooppgave klikker du på +Ny i venstre hjørne av risikooppgavelisten.

Etter at den nye oppgaven er lagret, vises den i listen over risikooppgaver. For å redigere en oppgave klikker du på blyanten og hvis du vil slette en oppgave klikker du på søppelbøtten.

Generere en risikorapport og risikoanalyse-rapport

Risikorapport

Etter at du har fullført en risiko med Bow-Tie, effektkategorier, tagger, barrierer og risikooppgaver, kan du generere en PDF-rapport. Et annet bruksområde for denne funksjonen er hvis analysen din kommer til et naturlig stopp der du vil kreve litt tid før du fullfører alle oppgaver.

Klikk Generer rapport på høyre side av Bow-Tie-analysen.

Risikoanalyserapport

Etter at du har fullført alle risikoer i et prosjekt, kan du generere en prosjekt PDF-rapport. Som rapporten ovenfor kan dette genereres ved naturlig stoppested eller som en del av prosjektets avsluttende aktiviteter.

Klikk Generer rapport på høyre side av bedriftens standardmatrise på Risikoanalyse-siden.

Kan jeg tilpasse risikoanalysen til prosjektet mitt?

Ja, ideelt sett ønsker du alltid å tilpasse risikoanalysen til prosjektets varighet eller den faktiske kritiske banen når en operasjon pågår. Selv om dette kan være en tidkrevende endring, vil det gi deg og teamet ditt en bedre forutsetning før du starter risikoanalysen.

Start med å navigere til RMS Admin i menyen til venstre på din prosjekt-arbeidsrom.

Du vil se en side med sannsynlighets- og konsekvensdefinisjoner samt en risikoanalysetabell for visningsformål.

Begynn med å klikke på aktiver redigering øverst til høyre.

Velg ønsket effektkategori du vil endre. Vær oppmerksom på at kriteriene er det eneste feltet i den valgte raden som kan endres. Nå kan du justere kriteriene til tidsrammen for prosjektet ditt. Når du har redigert en rad, husk å klikke på Oppdater. Gjenta for alle rader i sannsynlighetsdefinisjonene for gjeldende effektkategori.

Bruk risikoanalysetabellen for å verifisere at effektkategoridefinisjonene er korrekte.

Kan jeg se alle risikoer?

Med bruk av Power BI kan du få tilgang til et dashboard med en pen og strukturert illustrasjon av risikoene (krever en ekstra lisens for Power BI).