Introduksjon
I en bedrift- eller prosjektarbeidsrom i systemet kan det være nødvendig å kjøre en intern godkjenning av et dokument før det distribueres eksternt. Dette inkluderer dokumenter i underkomponenter av bedrifter som muligheter og kontrakter.
I dokumentbiblioteket til komponentene nedenfor er det støtte for å sende ethvert dokument i biblioteket til en arbeidsflyt, enten det er en fagfellevurdering eller en prosedyregodkjenning av et dokument distribuert til en klient.
Godkjenning av arbeidsrom-dokumenter støttes ikke innenfor personellarbeidsrom eller QHSE-rapportsider.
Arbeidsflyt
Arbeidsflyten er en enkel ett-trinns godkjenning hvor du definerer en godkjenner som enten godkjenner eller avviser et dokument. Hvis dokumentet godkjennes blir det publisert i godkjente dokumenter.
Dokumentansvarlig
Dokumentansvarlig er personen som starter arbeidsflyten. For å starte arbeidsflyten, finn valget "Start godkjenningsprosess" i nedtrekksmenyen på dokumentet.
Etter å ha klikket på menyalternativet vil det vises et panel for godkjenningsdetaljer på høyre side av skjermen. Her kan du definere hvem som skal godkjenne dokumentet og legge til kommentar til godkjenneren. Etter godkjenning vil en e-post og en Teams varsel bli distribuert til godkjenneren, samt en oppgave på deres min-side.
Når godkjenneren har foretatt en handling på dokumentet (godkjent eller avvist), vil den dokumentansvarlige motta en e-post og en Teams varsel.
Du kan ikke starte arbeidsflyt for elementer som fortsatt er åpne for redigering.
Bruk alternativet "Avbryt arbeidsflyt" for å trekke tilbake arbeidsflyten. Dette vil fjerne godkjenningsoppgaven og varsle godkjenneren.
Godkjenner
Godkjenneren er den som mottar godkjenningsoppgaven fra brukeren som er dokumentansvarlig. Godkjenningspanelet kan åpnes via link fra e-post- eller Teams-varslene, eller godkjenningsoppgaven på Min side.
Godkjenningssiden vil øverst vise en rekke detaljer om dokumentet og handlingene du kan utføre nedenfor.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Dokumenttittel | Tittel på dokumenter med en lenke for å åpne filen sendt til godkjenning. |
| Utgivelsesdato | Datoen da dokumentet ble sendt til godkjenning. |
| Dokumentansvarlig | Brukeren som sendte dokumentet til godkjenning. |
| Revisjonsnummer | Gjeldende revisjon av dokumentet. Hvis det blir godkjent, vil dette øke med 1. |
| Versjon | Versjonen av dokumentet da det ble sendt til godkjenning. |
| Dokumentansvarlig kommentar | Kommentaren sendt til godkjenneren av brukeren som startet godkjenningsarbeidsflyten |
| Aksjon valgt | Et valg for godkjenneren å avgjøre om dokumentet skal godkjennes eller avvises |
| Publiser format | Et valg for godkjenneren å bestemme hvilket format dokumentet skal publiseres som. Hvis du velger Opprinnelig, publiseres dokumentet i gjeldende dokumenttype. |
Etter innsending av skjemaet vil dokumentansvarlig bli varslet via e-post og Teams varsling om handlingen din. Dokumentet du godkjente vil fortsette å få sine godkjenningsfelt oppdatert, og dokumentet vil bli publisert i Godkjente dokumenter biblioteket til det opprinnelige arbeidsrommet.
Når du holder musepekeren over trekanten ved siden av "Publiseringsformat", får du beskjed om at publiseringsformatet ikke kan endres etter første godkjenning. For å publisere et dokument til et annet format, må du opprette et nytt dokument med samme innhold og publisere det.
Felt i dokumentbiblioteket
Dokumentbiblioteket inneholder en rekke felt knyttet til godkjenningsstatusen til dokumentet.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Navn | Navnet på dokumentet |
| Tittel | Dokumenttittelen |
| Dokumentnummer | SharePoint-dokumentbibliotekets unike identifikator for dokumentet. |
| Versjon | SharePoint-versjon av dokumentet (for internt bruk) |
| Revisjon | Gjeldende godkjent revisjon av dokumentet (for ekstern bruk). |
| Godkjenningsstatus | Noterer gjeldende status for dokumentet i arbeidsflyten. |
| Modifisert | Datoen og klokkeslettet da dokumentet sist ble endret. |
| Modifisert av | Brukeren som sist endret dokumentet. |
Tittel-feltet får auto-generert tittel når dokumentet opprettes fra mappestrukturlogikken, eller når dokumentet kopieres ved hjelp av cd-filer komponenten. For å endre tittel klikker du på "Ny tittel" i nedtrekksmenyen på dokumentet.
Dokument nummer
Dette er standard SharePoint dokumentnummer. Den er bygget slik:
[Egendefinert streng] - [Arbeidsrom-ID] - [dokument-teller for arbeidsrom]
Den tilpassede strengen er en konfigurasjon på nettstedet og den samme for hele systemet. I vårt tilfelle er det DUID.
Arbeidsrom-IDen er en automatisk generert unik alfanumerisk streng. Dette nummeret forblir det samme for alle dokumenter innenfor samme arbeidsrom.
Arbeidsrom-dokumenttelleren er et tall fra 1-X innenfor gjeldende arbeidsrom og økes hver gang et nytt dokument opprettes innenfor samme arbeidsrom.
Eksempel: DUID-1934734584-17
Versjon
Versjon-feltet er standard versjonsverktøy i SharePoint. Den opererer i mindre og større versjoner, der mindre versjoner representerer endringer i dokumentet eller dokumentegenskaper, og hovedversjonen representerer en publisert versjon. For hver publisering av hovedversjoner tilbakestilles den mindre versjonen til 0.
Versjonshistorikken er tilgjengelig for et hvert dokument via nedtrekksmenyen.
Revisjon
Revisjonsfeltet er den siste publiserte hovedversjonen. Den publiserte hovedversjonen er den versjonen av dokumentet som ble godkjent i fagfellevurdering og kan ha blitt distribuert eksternt. Dokumenter med revisjonsnummer vil ha sin publiserte versjon plassert i biblioteket for godkjente dokumenter.
Godkjenningsstatus
Dette feltet vil inneholde dokumentets gjeldende godkjenningsstatus.
Utkast - Dokumentet er under endring og gjeldende versjon er ikke godkjent.
Under godkjenning - Dokumentet er sendt til vurdering, men er ennå ikke godkjent
Godkjent - Dokumentet er godkjent og har blitt publisert i Godkjente dokumenter
Avvist - Dokumentet ble avvist etter å ha blitt sendt til godkjenning
Godkjente dokumenter
Biblioteket for godkjente dokumenter er stedet der alle publiserte dokumenter havner i sitt publiserte format. Det opprinnelige dokumentet kan jobbes videre med uten at det påvirker det godkjente dokumentet.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.